Hvordan du kan bede om overskredne betalinger

Enhver virksomhedsejer ved hvor vigtigt det er at have en strømlinet faktureringsproces. En anden ting der også er vigtigt for cash flow, er hvordan man håndterer overskredne betalinger. Det er uundgåeligt at flere af dine kunder ikke vil betale deres fakturaer til tiden. 

Sent betalende kunder kan være frustrerende at have med at gøre, når man er virksomhedsejer. Det er ikke kun fordi pengene mangler, men især også fordi det er tidskrævende at skulle rykke kunder hele tiden – det er drænende for det mentale overskud. 

Man ønsker ikke bare at vente på pengene, men man vil heller ikke virke for hård og skræmme kunder væk. Hvis det er sådan du har det, så har vi nogle gode nyheder. Der er en balance at finde – en høflig påmindelse om betaling, der også er direkte nok til at dit hårde arbejde betaler sig. 

Forebyggelse er essentielt 

En af de første spørgsmål der bliver rejst, når man overvejer betalingspåmindelser er hvornår du skal bede om betaling. 

Sandheden er at du bør handle med det samme. Det bedste er at sende et antal kortere påmindelser både før og efter fakturaens forfaldsdato. En standard plan for betalingspåmindelser ved fakturaer med 15-30 dage til at betale kan se ud således: 

• Påmindelse nr. 1 – en uge før forfaldsdatoen 
• Påmindelse nr. 2 – selve forfaldsdatoen 
• Påmindelse nr. 3 – en uge efter forfaldsdatoen 
• Påmindelse nr. 4 – to uger efter forfaldsdatoen 
• Påmindelse nr. 5 – en måned efter forfaldsdatoen 

Når du sender e-mails med jævne mellemrum, forbliver du høflig og tålmodig i din kommunikation, men du viser også dine kunder at du er professionel omkring fakturaer og betalinger. 

Hvilken kanal bør du bruge? 

De fleste virksomheder bruger en kombination af e-mails, SMS og mundtlig kommunikation. Afhængigt af din industri, kan alle tre muligheder være i spil. 

Hvis e-mails og SMS’er ikke får kunderne til at betale, bliver du måske nødt til at følge op med en opringning. Personen der laver opringningen bør altid følge en nedskrevet plan, så du er sikker på at budskabet kommer frem på den rigtige måde - det skal være både høfligt og direkte. 

Telefonopkald giver dig også muligheden for at skabe en mere personlig forbindelse med dine kunder. Du kan f.eks. bede om feedback på produkter og ydelser. Når du beder kunderne om at hjælpe dig med at gøre dine produkter bedre for dem, bygger I et stærkere forhold, hvilket højst sandsynligt vil være sundt for din virksomhed. 

Sørg for at konsekvenserne er tydelige 

Når man taler med kunder der ikke betaler fakturaer, er det vigtigt at formidle konsekvenserne af ikke at sørge for sit økonomiske ansvar. F.eks. kan du blive nødt til at pålægge ekstra omkostninger eller endda til sidst indberette dem til registre for dårlige betalere. Det kan påvirke deres økonomi meget negativt. Det er ok at advare om ekstra gebyrer, men pas på med ikke at lyde truende. 

Automatiser dine fakturaer og dine opfølgninger 

Hvis du har sent betalende kunder, er du nok allerede bekendt med de nødvendige opfølgninger på betalinger, så du kan holde dit cash flow sundt. Det kan tage rigtig meget tid, og det er noget som ingen har lyst til at døje med oven i alle de andre opgaver man har som virksomhedsejer. Derfor er det godt at bruge en automatisk løsning, der selv kan følge op på fakturaer. 

Nogle programmer til bogholdning tilbyder løsninger der automatisk sender fakturaer, men de kan også bruges til at planlægge påmindelser både før og efter forfaldsdatoen. Ved at bruge sådan en løsning, kan du frigøre store mængder tid og overskud til at fokusere på de andre og sjovere dele af din virksomhed. 

Tilbyd ekstra betalingsmuligheder 

Overvej at benytte dig af ekstra betalingsmuligheder som PayPal eller online betaling, så det er nemt for kunderne at betale hurtigt til at starte med, men også når de får en påmindelse. 

Erhvervslån til at dække dit cash flow 

Hvis du leder efter en økonomisk løsning på manglende kapital, kan vi hjælpe din virksomhed. CapitalBox tilbyder dig hurtige erhvervslån, der kan hjælpe dig med at fylde hullerne i dit cash flow når du har behov for det.